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Donde estamos: Grupo Euclides | Soluciones | Automatización de procesos documentales

Automatización de procesos documentales

Gracias a los sistemas de automatización de procesos el usuario puede conocer en todo momento el estado de las facturas de los diversos proveedores, realizando un seguimiento de las mismas, realizar sus envíos de forma automatizada y gestionarlas de una forma mucho más sencilla, ahorrando una gran cantidad de tiempo. Además, en los casos en los que sea necesario pese a estar los procesos automatizados se pueden realizar apuntes detallados y específicos para cada uno de ellos.

automatización de procesos documentales

La característica principal de este tipo de sistemas de automatización de procesos es que permite la captura dinámica de información con un wordkflow así como el realizar un seguimiento específico que permite a los usuarios del ERP la edición de forma manual de la información, enviarla en formato papel así como corregir la tan habitual falta de transparencia en los procesos de los pedidos de clientes.

¿Cómo funcionan las soluciones de automatización de procesos para la Gestión de Pedidos?

Cuando se recibe cualquier información, ya sea mediante correo electrónico, fax o en papel, gracias a la automatización de procesos se pueden capturar varios datos como el número de identificación del cliente, producto o fecha de vencimiento lo que permite la correcta clasificación del documento.  Parte de las ventajas de la automatización de procesos incluye el poder validarse de forma automática la información capturada en el ERP para posteriormente transferirse al gestor de pedidos correspondiente.

El sistema incluye la opción de que el documento generado se pueda guardar de forma física en la propia solución de gestión de contenidos así como exportarse en diferentes archivos para, de esta manera, poderse enviar de forma automática la confirmación al cliente cuando se produzca la creación de la entrada en el ERP. Como valor añadido comentar que estas soluciones pueden guardar el registro de los diferentes documentos que entran hasta el momento de la creación en el ERP lo que deriva en una mejora en la seguridad y el control de todos los procesos.

Como resultado de la implantación de esta solución se consigue reducir la cantidad de pasos en cada uno de los procesos, mejorar la visibilidad de los mismos así como conseguir un pronto retorno de la inversión realizada en la automatización de procesos.

Además cabe destacar que, gracias al uso de los sistemas de automatización de procesos, los usuarios del ERP podrán realizar todas las tareas específicas de la edición de los proyectos (realizar pagos, rellenar pedidos, etc.) de una forma más usable y efectiva.

Mejoras de la automatización de procesos en su empresa

  • Reducir los costes del proceso desde el pedido hasta el cobro hasta en un 70%.
  • Recibir e introducir pedidos de clientes hasta un 65% más rápido.
  • Mejorar el cash-flow y disminuir el período medio de cobro (DSO, en sus siglas en inglés).
  • Reducir el coste de almacenamiento de datos gracias al archivo electrónico.
  • Incrementar la precisión en la entrada de datos hasta en un 99%, reduciendo los errores de pedidos y los plazos para completarlos.
  • Ayudar a incrementar los niveles de satisfacción de los clientes.
  • Liberar hasta un 65% de tiempo de personal.
  • Acceso a información para elaborar informes y análisis para equilibrar las cargas de trabajo e identificar los cuellos de botella del proceso.

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