SOLUCIONES
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Las compañías, en la actualidad, pagan un alto precio por la sobrecarga y desorganización de la información empresarial.
Según IDC (International Data Corporation), los empleados de nuestras empresas pasan más del 30% de su tiempo buscando información, con un coste que puede llegar a superar los 18.000 € al año por empleado en productividad perdida.
Con la actual situación económica, las empresas y muy especialmente las PYMES, deben buscar métodos y herramientas que permitan incrementar la productividad de sus empleados (hacer más, con menos) con el menor coste posible.
En este escenario, las soluciones de gestión documental y Portal Corporativo son ya una necesidad real no sólo para las grandes empresas, sino para multitud de PYMES.
Un solución de Portal (Portal corporativo/departamental) es una herramienta desarrollada con tecnología web que se asemeja al sistema nervioso del cuerpo humano y que permite llevar la información importante a los usuarios, a través de un punto de acceso único, de tal forma que “toda” la información de la empresa o de un determinado departamento se accede desde una dirección url única, reduciendo la incertidumbre y el tiempo dedicado de buscarla.
Dependiendo del usuario, el Portal le permite visualizar la información que corresponde a sus funciones dentro de la empresa, lo que ayuda de forma considerable a enfocar sus acciones y mejorar su productividad, al mismo tiempo que asegura un mejor aprovechamiento de la misma para la toma de decisiones.
La desorganización y la acumulación masiva de documentos en la oficina, la dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando se necesitan, la falta de espacio para la custodia de los mismos o el descontrol en la documentación electrónica son algunos de los obstáculos a los que se enfrentan las empresas día a día si no cuentan con un sistema de gestión documental.
Para las compañías los beneficios se traducen en mayor productividad, seguridad y reducción de costes asociados a sus empleados. Las divisiones departamentales dentro de las empresas trabajan de forma individual, sin que en muchos casos haya conexión entre ellos y su ERP o CRM, lo que, en la mayoría de las casos, se traduce en procesos poco eficientes.
Para los empleados, un Portal se constituye como una herramienta básica de comunicación interna permitiéndoles acceder desde un punto único a todas las aplicaciones de la empresa y facilitándoles la colaboración con y entre departamentos. Abrir una ventana a la comunicación interna constituye, además, una tarea estratégica para fidelizar a los empleados.
Las empresas de servicios y aquellas que comercializan sus productos constituyen buenos ejemplos para valorar el éxito de la implantación de una solución de Portal. En estas empresas, en las que los trabajadores realizan la mayor parte de su trabajo fuera de la oficina, el portal es un punto de acceso clave a la información de valor de la empresa. La tecnología constituye la clave para gestionar a las personas y sus conocimientos.
