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Las compañías, en la actualidad, pagan un alto precio por la elevada carga de trabajo y desorganización de la información empresarial, algo que podría solucionarse utilizando ciertas herramientas, como un buen gestor documental.
Según se extrae de los estudios realizados por IDC (International Data Corporation) los trabajadores dedican más de un 30% de su jornada laboral a la búsqueda de información, lo que se traduce en un elevadísimo coste en tiempo y dinero, llegando a una productividad perdida valorada en 18.000€ al año por empleado.
A causa de la difícil situación económica actual, las empresas y principalmente las PYMEs deben trabajar con sistemas que les ayuden a aumentar la productividad de sus empleados (lo que podríamos decir 'hacer más, con menos') con el menor coste posible.
En este escenario, el uso de soluciones de gestión documental y Portal Corporativo además de ser una imperiosa necesidad para las grandes empresas también lo es para las PYMES.
Un solución de Portal (Portal corporativo/departamental) es una sistema que utiliza la tecnología web y que tiene como objetivo principal trasladar la información a los usuarios que la utilizan. Todo ello se realiza a través de una única URL de acceso lo que permite que "toda" la información de la empresa o PYME o, si así se desea, únicamente la información de un departamento concreto pueda ser accesible de forma rápida y sencilla, permitiendo reducir el tiempo dedicado a tal labor y en consecuencia el coste que eso provoca.
Una de las características más interesantes del software de gestión documental es la posibilidad de crear diferentes permisos para cada usuario así que dependiendo de las funciones el empleado tendrá un acceso completo o limitado, únicamente, a sus competencias y departamento.
La poca organización provoca una gran acumulación de documentos sin clasificar lo que dificulta a posteriori el acceso de una forma rápida a los mismos en casos de necesidad a la hora de recuperar cierta información, algo que gracias al gestor documental no se volverá a repetir en su empresa.
Para las empresas y PYMEs el uso de un software de gestión documental es sinónimo de una mejora sustancial en la productividad y en la reducción de costes así como un incremento en la seguridad de sus documentos, muchos de ellos de gran importancia y que deben estar protegidos. Debido a la inconexión entre diferentes departamentos de una misma empresa no existe un acceso eficiente entre ellos ni a sus ERP o CRM. Si su empresa quiere aumentar su organización interna una solución indispensable es la de usar un software de gestión documental.
Como valor añadido, el gestor documental para empresas y PYMEs, permite disponer de una herramienta capaz de diseñar estrategias enfocadas a la fidelización de los empleados.
Los sectores en los que está más que probado el éxito derivado del uso de un software de gestión documental eficiente son en las empresas dedicadas a los servicios así como en aquellas orientadas a la comercialización de todo tipo de productos. En estas empresas, en las que los empleados pasan un gran número de horas fuera de las oficinas, disponer de un gestor documental les permite poder acceder a toda la información necesaria desde cualquier punto, con los claros beneficios que esto supone.
